Termeni și Condiții

PREAMBUL. ACCEPTAREA TERMENILOR

Vă rugăm să citiți cu atenție acești Termeni și Condiții ("Contractul") înainte de a utiliza platforma DocuHub. Prezentul document stabilește termenii legali aplicabili utilizării serviciilor oferite prin platforma DocuHub de către FLUXUM SYSTEMS S.R.L. Prin crearea unui cont, bifarea căsuței de acceptare, accesarea platformei, utilizarea serviciilor sau continuarea utilizării platformei, utilizatorul confirmă că a citit, a înțeles și acceptă acești Termeni și Condiții, Politica de Confidențialitate, Politica de Cookie-uri și, după caz, Acordul de Prelucrare a Datelor / DPA. Dacă nu sunteți de acord cu acești Termeni și Condiții, vă rugăm să nu utilizați platforma DocuHub.

CAPITOLUL I. FURNIZORUL PLATFORMEI

Platforma DocuHub este operată de:

FLUXUM SYSTEMS S.R.L.

Sediu social: Sat Sântandrei, Comuna Sântandrei, Str. Grădinarilor nr. 3, Județul Bihor, România Nr. Registrul Comerțului: J2026024450009 CUI: 54474712 Telefon: 0750475725 Email: contact@docuhub.ro Website: https://www.docuhub.ro/ În prezentul document, FLUXUM SYSTEMS S.R.L. poate fi denumită „DocuHub”, „Furnizorul”, „Platforma”, „Noi” sau „Operatorul platformei”.

CAPITOLUL II. DEFINIȚII

În sensul prezentului document: DocuHub / Platforma înseamnă platforma SaaS accesibilă online, destinată gestionării fluxurilor de documente între profesioniști, organizații și persoanele invitate de aceștia la adresa www.docuhub.ro. Admin / Specialist / Client DocuHub înseamnă utilizatorul titular al contului principal, care creează sau gestionează un spațiu de lucru în DocuHub, în numele unei organizații, firme sau entități profesionale (arhitect, avocat, consultant, etc.). Operator / Responsabil înseamnă utilizatorul invitat de Admin pentru a desfășura activități operaționale în platformă, în limitele permisiunilor acordate. Client Final / Utilizator Client înseamnă persoana invitată de Admin sau Operator să acceseze un proiect și să încarce documentele solicitate. Utilizator înseamnă orice persoană care accesează sau utilizează platforma, indiferent de rol: Admin, Operator sau Client Final. Proiect înseamnă spațiul digital creat în platformă pentru solicitarea, încărcarea, verificarea și gestionarea documentelor.

Șablon înseamnă structura predefinită de documente și cerințe care poate fi utilizată la crearea proiectelor. Documente / Conținut înseamnă fișierele, datele, informațiile și documentele încărcate sau gestionate prin platformă. Plan / Abonament înseamnă nivelul de acces la funcționalitățile platformei, conform condițiilor comerciale aplicabile si descrise pe site. DPA / Acord de Prelucrare a Datelor înseamnă acordul aplicabil între Admin, în calitate de operator de date, și DocuHub, în calitate de persoană împuternicită, pentru datele și documentele încărcate în proiecte.

CAPITOLUL III. DESCRIEREA SERVICIULUI DOCUHUB

DocuHub este o platformă SaaS B2B destinată profesioniștilor, firmelor și organizațiilor care gestionează fluxuri de documente cu propriii clienți, colaboratori sau beneficiari. Platforma permite, în funcție de rol și de planul activ:

Limitări Funcționale (Disclaimers)

CAPITOLUL IV. DESTINAȚIA B2B A PLATFORMEI

DocuHub este o platformă destinată exclusiv utilizării în scop profesional, de către societăți, organizații, instituții, cabinete, profesioniști sau alte entități care gestionează fluxuri de documente în relația cu propriii clienți, colaboratori, parteneri sau beneficiari. Crearea unui cont de Admin și achiziționarea unui abonament DocuHub sunt permise doar utilizatorilor care acționează în numele unei entități profesionale și care dețin un cod unic de identificare fiscală / CUI sau un identificator fiscal echivalent. Prin achiziționarea unui abonament, Adminul confirmă că acționează în numele unei entități profesionale sau în exercitarea unei activități economice ori profesionale. Prin crearea contului de Admin, utilizatorul confirmă că acționează în scop profesional, comercial sau organizațional, că nu utilizează platforma în calitate de simplu consumator persoană fizică și că are dreptul de a reprezenta entitatea pentru care creează contul. DocuHub nu este destinată achiziției de abonamente de către persoane fizice care nu acționează în scop profesional și care nu dețin un CUI sau un identificator fiscal echivalent. Clienții Finali invitați în proiecte de către Admin pot fi persoane fizice sau juridice. Aceștia utilizează platforma doar pentru accesarea proiectelor în care au fost invitați, încărcarea documentelor solicitate și comunicarea aferentă proiectului. Clientul Final nu devine, prin simpla utilizare a platformei, client contractual direct al DocuHub pentru serviciile de abonament și nu dobândește calitatea de beneficiar al abonamentului DocuHub, cu excepția cazului în care creează propriul cont de Admin în condițiile prezentului capitol.

CAPITOLUL V. ROLURI ÎN PLATFORMĂ

Platforma utilizează mai multe roluri de acces, fiecare cu drepturi și obligații specifice.

5.1. Admin

Adminul este titularul spațiului de lucru și, după caz, responsabilul financiar al contului. Condițiile specifice relației dintre DocuHub și Adminul B2B, unde Adminul este Operator de date, iar DocuHub este Persoană Împuternicită, sunt detaliate în Anexa 1 - Acord de prelucrare a datelor/DPA. Adminul poate crea proiecte, invita utilizatori, gestiona operatori, administra șabloane, solicita documente și utiliza funcționalitățile platformei conform abonamentului activ. Condițiile specifice aplicabile Adminului sunt detaliate în Anexa 2 – Condiții specifice pentru Utilizatorul Admin (reguli pentru contul principal, abonament, administrare workspace, proiecte, invitații, responsabilitate pentru date și utilizatori).

5.2. Operator

Operatorul este utilizatorul desemnat de Admin pentru a desfășura activități operaționale în platformă, în numele și sub autoritatea Adminului sau a organizației reprezentate de acesta, conform drepturilor alocate de Admin. Condițiile specifice aplicabile Operatorului sunt detaliate în Anexa 3 – Condiții specifice pentru Utilizatorul Operator (reguli pentru utilizatorul intern invitat de Admin: acces, permisiuni, obligații, confidențialitate, utilizare limitată).

5.3. Client Final

Clientul Final este utilizatorul invitat într-un proiect pentru a vizualiza solicitările și a încărca documentele cerute de Admin sau de Operator. Condițiile specifice aplicabile Clientului Final sunt detaliate în Anexa 4 – Condiții specifice pentru Utilizatorul Client Final (reguli pentru persoana fizică sau juridică invitată într-un proiect: acces limitat, încărcare documente, confidențialitate, lipsa calității de client abonat DocuHub).

CAPITOLUL VI. CREAREA CONTULUI ȘI ACCESUL ÎN PLATFORMĂ

Pentru utilizarea platformei poate fi necesară crearea unui cont sau accesarea unui proiect prin invitație, link securizat, verificare prin email sau alt mecanism disponibil. Utilizatorul garantează că datele furnizate sunt reale, corecte, complete și actualizate. Utilizatorul este responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor de autentificare și pentru toate activitățile desfășurate prin contul său. FLUXUM SYSTEMS SRL nu va fi răspunzătoare pentru nicio pierdere cauzată de utilizarea neautorizată a contului, dacă aceasta se datorează neglijenței Utilizatorului. Este interzisă partajarea contului cu alte persoane, utilizarea contului altei persoane sau accesarea neautorizată a proiectelor, documentelor sau datelor altor utilizatori. DocuHub poate suspenda sau limita accesul în cazul în care există suspiciuni de utilizare neautorizată, fraudă, abuz, încălcare a legii, neplată sau încălcare a acestor Termeni și Condiții.

CAPITOLUL VII. UTILIZAREA PERMISĂ ȘI INTERZISĂ

Utilizatorii se obligă să utilizeze platforma exclusiv în scopuri legale, profesionale și conforme cu rolul deținut în platformă. Este interzisă:

CAPITOLUL VIII. DOCUMENTE, PROIECTE ȘI ȘABLOANE

Adminul și, după caz, Operatorul pot crea proiecte, pot solicita documente, pot utiliza șabloane și pot verifica documentele încărcate de Clienții Finali. Documentele încărcate în platformă rămân în responsabilitatea utilizatorilor care le încarcă sau le solicită. DocuHub nu verifică, nu certifică și nu garantează autenticitatea, legalitatea, caracterul complet sau adecvarea documentelor încărcate în platformă. Adminul este direct și exclusiv răspunzător pentru:

CAPITOLUL IX. ABONAMENTE, PLĂȚI, FACTURARE ȘI ADD-ON-URI

9.1. Planuri disponibile

Platforma DocuHub include planuri gratuite și planuri plătite, conform informațiilor afișate în platformă sau pe website. Platforma poate oferi următoarele tipuri de planuri:

9.2. Prețuri, limite și funcționalități

Prețurile, limitele, funcționalitățile și condițiile aplicabile fiecărui plan sunt cele afișate în platformă sau pe pagina de prețuri la momentul achiziției. Prețurile afișate sunt exprimate în RON și nu includ TVA, dacă nu se menționează altfel. DocuHub își rezervă dreptul de a modifica structura abonamentelor, funcționalitățile incluse, limitele tehnice și prețurile, cu notificarea prealabilă a utilizatorilor activi, acolo unde modificările afectează abonamentele existente. Codurile promoționale, reducerile, creditele sau ofertele speciale se aplică doar în condițiile afișate și validate în platformă la momentul utilizării acestora.

9.3. Plăți

Plata abonamentelor se efectuează online, în avans, de către Admin, prin procesatorul de plăți securizat disponibil în platformă. Plățile online pot fi procesate prin NETOPIA Payments sau prin alt procesator de plăți integrat ulterior în platformă. DocuHub nu stochează datele complete ale cardurilor bancare. Datele cardului sunt procesate de procesatorul de plăți autorizat, conform propriilor condiții și politici de securitate. Prin efectuarea plății, Adminul confirmă:

Activarea serviciilor digitale se realizează, de regulă, imediat după confirmarea plății, dar nu mai târziu de 24 de ore de la confirmarea tranzacției, cu excepția situațiilor care necesită verificări tehnice, antifraudă sau operaționale. Serviciile digitale se consideră furnizate din momentul activării accesului la funcționalitățile planului ales, după confirmarea plății sau a activării planului, după caz. Procesarea plăților online Pentru a vă oferi opțiunea plății online, folosim platforma de procesare plăți NETOPIA PAYMENTS. Atunci când optați pentru plata online, veți fi redirecționat către platforma NETOPIA PAYMENTS, în care vi se vor solicita anumite date personale în funcție de metoda de plată aleasă - spre exemplu, datele de card (numărul cardului, numele & prenumele deținătorului cardului, data expirării și codul de securitate de pe spatele cardului). Aceste date sunt folosite strict pentru procesarea plății prin intermediul platformei NETOPIA PAYMENTS și nu nu sunt comunicate catre DocuHub. În anumite situații, putem transmite direct către platforma NETOPIA PAYMENTS o serie de informații cu privire la tranzacție, anume: valoarea tranzacției, număr de telefon si adresa e-mail (dacă acestea au fost completate în contul clientului). Pentru a putea asigura urmărirea tranzacțiilor și decontarea plăților, NETOPIA PAYMENTS ne furnizează rapoarte cu privire la plățile pe care le încasăm. Aceste rapoarte pot include date personale ale plătitorilor (nume, prenume, e-mail, nr. telefon, adresa billing). NETOPIA PAYMENTS ne transmite aceste date ca parte a serviciilor de procesare a plăților. În cazul în care apar probleme legate strict de procesarea plății dvs., veți putea fi contactat în mod direct de către reprezentanții NETOPIA PAYMENTS pentru soluționarea acestora. Platforma NETOPIA PAYMENTS prelucrează datele dvs. personale în calitate de operator independent pentru procesarea plății online. Puteți consulta mai multe detalii despre politica acestora de prelucrare a datelor dvs. personale colectate în vederea procesării plății aici: https://netopia-payments.com/nota-de-informare-gdpr-platitori/.

9.4. Abonamente recurente

În cazul abonamentelor recurente, Adminul acceptă facturarea periodică aferentă planului ales și autorizează debitarea recurentă a metodei de plată selectate, conform ciclului de facturare aplicabil. Autorizarea plății recurente se realizează prin efectuarea primei plăți și/sau prin confirmarea explicită a opțiunii de plată recurentă în platformă sau în pagina procesatorului de plăți. Ciclul de facturare poate fi lunar, anual sau conform altor intervale afișate în platformă la momentul achiziției. Abonamentul se reînnoiește automat la finalul fiecărui ciclu de facturare, cu excepția cazului în care Adminul anulează reînnoirea automată înainte de următorul ciclu de facturare, conform regulilor afișate în platformă sau în prezentul document. Adminul va putea vizualiza, înainte de confirmarea abonamentului, informațiile esențiale privind planul ales, prețul, ciclul de facturare și caracterul recurent al plății. Dacă plata recurentă eșuează, DocuHub poate încerca reinițierea plății și poate transmite notificări către Admin. Neplata la scadență poate duce la retragerea accesului și la aplicarea altor măsuri tehnice și comerciale.

În cazul modificării prețului unui abonament recurent, noul preț se va aplica numai după informarea Adminului, conform condițiilor comunicate de DocuHub.

9.5. Facturare

Facturile fiscale se emit electronic, pe baza datelor de facturare furnizate de Admin. Factura se emite automat după confirmarea plății prin Netopia. Adminul va primi o notificare prin e-mail privind emiterea facturii, cu principalele detalii ale tranzacției. Factura va fi disponibilă și în contul său din platformă, în secțiunea Admin → Facturi. Facturile sunt disponibile conform mecanismului de facturare implementat în platformă, pot fi transmise către adresa indicată de Admin și/sau prin sistemele electronice obligatorii prevăzute de legislația fiscală aplicabilă. Adminul este responsabil pentru corectitudinea și actualizarea datelor de facturare introduse în platformă, inclusiv denumire, CUI / identificator fiscal, sediu, adresă de email și alte informații necesare emiterii facturii. Modificarea anumitor date juridice sau fiscale poate necesita validare suplimentară din partea DocuHub.

9.6. Add-on-uri și resurse suplimentare

Adminul poate achiziționa add-on-uri sau resurse suplimentare disponibile în platformă, precum spațiu de stocare suplimentar, notificări suplimentare, utilizatori suplimentari sau alte funcționalități. Add-on-urile sunt supuse condițiilor comerciale afișate în platformă la momentul achiziției. În funcție de natura add-on-ului, acesta poate fi facturat separat, inclus în abonamentul recurent sau disponibil doar pentru anumite planuri.

9.7. Modificarea planului. Upgrade

Adminul poate solicita trecerea la un plan superior, dacă această opțiune este disponibilă în platformă. Trecerea la un plan superior poate produce efecte imediat după confirmarea modificării și, dacă este cazul, după confirmarea plății diferenței de preț sau aplicarea creditului disponibil. În cazul trecerii la un plan superior, valoarea neutilizată din abonamentul curent poate fi transformată în credit și scăzută din prețul noului abonament, conform mecanismului de calcul disponibil în platformă. Dacă abonamentul este recurent, trecerea la un plan superior poate modifica valoarea plăților recurente viitoare, conform prețului planului superior afișat și acceptat de Admin. Prin solicitarea unui upgrade, Adminul acceptă noile limite, funcționalități, prețuri și condiții aplicabile planului superior.

9.8. Modificarea planului. Downgrade

Adminul poate solicita trecerea la un plan inferior, dacă această opțiune este disponibilă în platformă. Trecerea la un plan inferior produce efecte, de regulă, la finalul perioadei de abonament deja achitate. Până la finalul perioadei achitate, Adminul beneficiază în continuare de funcționalitățile planului activ. Sumele achitate pentru perioada contractuală în curs nu se rambursează în cazul trecerii la un plan inferior, cu excepția cazurilor expres prevăzute de lege sau acceptate de DocuHub. Dacă trecerea la un plan inferior determină depășirea limitelor noului plan, anumite funcționalități pot fi restricționate, iar Adminul poate fi invitat să reducă volumul de proiecte, utilizatori, documente sau stocare pentru a se încadra în limitele planului ales. DocuHub nu este obligat să mențină pe termen nelimitat resurse, documente, proiecte sau date care depășesc limitele planului inferior aplicabil după downgrade.

9.9. Anularea abonamentului și anularea reînnoirii automate

Adminul poate solicita anularea abonamentului activ sau anularea reînnoirii automate a abonamentului, în condițiile prezentei secțiuni. Anularea abonamentului activ reprezintă solicitarea Adminului de încetare a planului plătit aflat în derulare. Cu excepția cazului în care DocuHub acceptă în mod expres o încetare anticipată, anularea abonamentului activ produce efecte la finalul perioadei de abonament deja achitate. Până la această dată, Adminul va avea acces la funcționalitățile planului activ. Anularea abonamentului activ poate fi solicitată de Admin din contul de Admin, dacă această funcționalitate este disponibilă, sau prin transmiterea unei solicitări către DocuHub. Anularea reînnoirii automate reprezintă opțiunea Adminului de a opri prelungirea automată a abonamentului pentru o nouă perioadă de facturare. În acest caz, abonamentul rămâne activ până la finalul perioadei deja achitate, dar nu se va reînnoi automat. Anularea reînnoirii automate poate fi realizată de Admin direct din contul său, în orice moment anterior datei următorului ciclu de facturare, dacă această funcționalitate este disponibilă în platformă. În cazul în care anularea reînnoirii automate se solicită prin transmiterea unei cereri către DocuHub, solicitarea trebuie transmisă cu cel puțin 72 de ore înainte de data următorului ciclu de facturare, pentru a permite procesarea acesteia înainte de inițierea plății recurente. În lipsa anulării reînnoirii automate în condițiile de mai sus, abonamentul se poate reînnoi automat pentru o nouă perioadă de facturare. Pentru abonamentele lunare și anuale, sumele achitate pentru perioada de abonament în curs nu se rambursează proporțional, cu excepția cazurilor prevăzute de lege, prevăzute expres în acești Termeni și Condiții sau acceptate în mod expres de DocuHub. După finalul perioadei de abonament deja achitate, accesul Adminului și al utilizatorilor asociați la funcționalitățile planului plătit va fi retras, conform Termenilor și Condițiilor aplicabile.

9.10. Rambursări

Pentru serviciile digitale activate și deja furnizate, sumele achitate nu se restituie, cu excepția cazurilor expres prevăzute de lege sau acceptate de DocuHub. În cazul anulării reînnoirii automate, Adminul nu este taxat pentru următorul ciclu de facturare, dacă anularea a fost realizată în termenul aplicabil potrivit prezentului document. În cazul trecerii la un plan inferior, sumele achitate pentru perioada contractuală în curs nu se rambursează, iar modificarea produce efecte, de regulă, la finalul perioadei deja achitate. În cazul trecerii la un plan superior, DocuHub poate aplica un credit proporțional pentru perioada neutilizată din abonamentul curent, conform mecanismului disponibil în platformă. Creditele, reducerile sau beneficiile promoționale nu sunt convertibile în numerar și pot fi utilizate doar conform condițiilor afișate în platformă.

9.11. Neplata, suspendarea accesului și depășirea limitelor planului

Neplata abonamentului, eșecul plății recurente, expirarea metodei de plată, neconfirmarea plății, încetarea perioadei achitate, neprelungirea abonamentului sau depășirea limitelor planului aplicabil poate conduce, după caz, la aplicarea unor măsuri tehnice și comerciale de către DocuHub. Aceste măsuri pot include, fără a se limita la:

CAPITOLUL X. SUSPENDAREA, LIMITAREA ȘI ÎNCETAREA ACCESULUI

DocuHub poate suspenda, limita sau retrage accesul unui utilizator în următoarele situații:

CAPITOLUL XI. ȘTERGEREA CONTULUI ȘI PĂSTRAREA DATELOR

Utilizatorii pot solicita ștergerea contului, în funcție de rol și de funcționalitățile disponibile în platformă. Ștergerea contului nu implică automat ștergerea tuturor documentelor, proiectelor, istoricului de activitate sau datelor asociate, deoarece acestea pot fi necesare pentru continuitatea proiectelor, securitate, audit, obligații legale sau interese legitime. În cazul datelor și documentelor încărcate în proiecte, solicitările de ștergere, acces sau rectificare se analizează în raport cu rolul Adminului, care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor respective. Datele sunt păstrate conform Politicii de Confidențialitate, DPA și obligațiilor legale aplicabile.

CAPITOLUL XII. PROTECȚIA DATELOR, CONFIDENȚIALITATE ȘI DPA

Prelucrarea datelor se realizează conform Politicii de Confidențialitate și, în relația dintre Admin și DocuHub, conform DPA. Pentru Admin

Adminul stabilește scopul solicitării documentelor și are calitatea de operator de date pentru datele și documentele colectate în proiecte. Pentru Operator Operatorul acționează sub autoritatea Adminului și poate accesa date doar în limitele permisiunilor primite. Pentru Client Final Clientul Final este persoana invitată de Admin și trebuie să se adreseze Adminului pentru solicitări privind documentele din proiect. În funcție de tipul datelor și de operațiunile realizate, DocuHub poate acționa:

CAPITOLUL XIII. SUBPROCESATORI ȘI INFRASTRUCTURĂ

Pentru furnizarea serviciului, DocuHub poate utiliza furnizori tehnici și comerciali, inclusiv furnizori de hosting, stocare, securitate, comunicații, plăți, facturare, mentenanță sau alte servicii necesare funcționării platformei. Adminul acordă DocuHub o autorizație generală pentru utilizarea subprocesatorilor necesari furnizării serviciului, în condițiile prevăzute în Anexa 1 – Acord de Prelucrare a Datelor / DPA. DocuHub poate utiliza infrastructură tehnică furnizată de terți specializați, localizată, acolo unde este posibil și aplicabil, în Uniunea Europeană sau Spațiul Economic European. DocuHub poate actualiza lista furnizorilor și subprocesatorilor utilizați, în funcție de evoluția tehnică, operațională sau comercială a platformei. În cazul adăugării sau înlocuirii unor subprocesatori relevanți pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, DocuHub va informa Adminul prin mijloace rezonabile, precum actualizarea listei publicate în platformă sau pe website, actualizarea documentelor legale, notificare prin email sau alt canal disponibil. Adminul poate formula obiecții rezonabile cu privire la utilizarea unui nou subprocesator. Dacă obiecția nu poate fi soluționată, Adminul poate înceta utilizarea serviciului, conform prezentelor Termeni și Condiții și Anexei 1 – DPA.

CAPITOLUL XIV. COOKIE-URI

Website-ul și platforma pot utiliza cookie-uri strict necesare pentru funcționare, autentificare, securitate și menținerea sesiunii. Cookie-urile opționale, precum cele de analiză, sunt utilizate doar în condițiile prevăzute în Politica de Cookie-uri. Detalii privind categoriile de cookie-uri, durata, consimțământul și modificarea preferințelor sunt disponibile în Politica de Cookie-uri publicată pe website.

CAPITOLUL XV. SECURITATEA PLATFORMEI

DocuHub aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea platformei, a conturilor și a datelor gestionate prin aceasta. Aceste măsuri pot include:

FLUXUM SYSTEMS SRL implementează criptarea datelor în tranzit (HTTPS) și în repaus (At-rest). Totuși, Adminul este responsabil pentru securitatea datelor la nivelul "endpoint-ului" său (antivirus, securitate PC). Jurnale de activitate și trasabilitate DocuHub poate păstra jurnale tehnice de activitate privind utilizarea platformei, precum autentificări, încărcări, modificări, aprobări, respingeri, schimbări de status și alte operațiuni relevante. Aceste jurnale sunt utilizate în scopuri de securitate, trasabilitate, suport tehnic, prevenirea utilizării neautorizate și apărarea drepturilor și intereselor legitime ale DocuHub, ale Adminilor și ale utilizatorilor platformei. Accesul la aceste jurnale este limitat la personal autorizat, iar datele sunt păstrate pentru o perioadă proporțională cu scopul prelucrării.

CAPITOLUL XVI. CONFORMITATE DIGITAL SERVICES ACT / CONȚINUT ILEGAL

Platforma aplică mecanisme de raportare și gestionare a conținutului ilegal conform legislației aplicabile privind serviciile digitale. Punctul unic de contact pentru notificări privind conținutul ilegal este: contact@docuhub.ro. Notificările trebuie să includă, pe cât posibil:

DocuHub poate analiza notificarea în limitele informațiilor disponibile și poate solicita informații suplimentare, poate respinge notificările nefondate sau abuzive ori poate dispune măsuri proporționale, inclusiv restricționarea accesului, blocarea, suspendarea sau ștergerea conținutului semnalat. Dacă DocuHub adoptă o măsură privind conținutul semnalat, va informa părțile relevante, în măsura prevăzută de lege, și poate emite o justificare a măsurii adoptate.

CAPITOLUL XVII. PROPRIETATE INTELECTUALĂ

Platforma DocuHub, structura software, designul, interfața, logo-urile, textele, elementele grafice, funcționalitățile și materialele asociate aparțin FLUXUM SYSTEMS S.R.L. sau partenerilor săi, după caz. Este interzisă copierea, reproducerea, distribuirea, revânzarea, modificarea, decompilarea sau utilizarea neautorizată a platformei ori a elementelor acesteia. Documentele și fișierele încărcate de utilizatori rămân în proprietatea sau responsabilitatea utilizatorilor care le încarcă sau le gestionează. Prin încărcarea documentelor în platformă, utilizatorii acordă DocuHub dreptul limitat de a le procesa tehnic exclusiv în scopul furnizării serviciului.

CAPITOLUL XVIII. LIMITAREA RĂSPUNDERII

DocuHub furnizează platforma „ca atare” și depune eforturi rezonabile pentru funcționarea continuă și sigură a serviciului. DocuHub nu garantează:

CAPITOLUL XIX. FORȚA MAJORĂ

Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutarea obligațiilor cauzată de evenimente de forță majoră sau de situații aflate în afara controlului rezonabil, inclusiv întreruperi majore ale infrastructurii, atacuri cibernetice, decizii ale autorităților, calamități, conflicte, întreruperi de comunicații sau alte evenimente similare.

CAPITOLUL XX. MODIFICAREA TERMENILOR

DocuHub poate actualiza periodic acești Termeni și Condiții pentru a reflecta modificări ale platformei, cerințe legale, funcționalități noi, schimbări comerciale sau clarificări operaționale.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website sau în platformă și va produce efecte de la data

publicării sau de la data indicată în document. Continuarea utilizării platformei după publicarea versiunii actualizate reprezintă acceptarea modificărilor.

CAPITOLUL XXI. LEGEA APLICABILĂ ȘI LITIGII

Acești Termeni și Condiții sunt guvernați de legea română. Orice dispută va fi soluționată, cu prioritate, pe cale amiabilă. Dacă soluționarea amiabilă nu este posibilă, litigiile vor fi supuse instanțelor judecătorești competente din România, de la sediul FLUXUM SYSTEMS S.R.L., dacă legea nu prevede altfel.

CAPITOLUL XXII. CONTACT

Pentru întrebări privind platforma sau acești Termeni și Condiții:

FLUXUM SYSTEMS S.R.L.

Email: contact@docuhub.ro Website: https://www.docuhub.ro/

CAPITOLUL XXIII. ANEXE

Anexele prezentelor Termeni și Condiții fac parte integrantă din document, însă se aplică diferențiat, în funcție de rolul utilizatorului în platformă. Anexa 1 – Acord de prelucrare a datelor / DPA - se aplică relației dintre Admin și DocuHub. Anexa 2 – Condiții specifice Admin - se aplică Adminului. Anexa 3 – Condiții specifice Operator - se aplică Operatorilor invitați. Anexa 4 – Condiții specifice Client Final - se aplică Clienților Finali invitați.

Anexe Anexa 1 - Acord de prelucrare a datelor / DPA (DATA PROCESSING AGREEMENT) Prezentul Acord de Prelucrare a Datelor („DPA”) constituie parte integrantă a Termenilor și Condițiilor DocuHub și se aplică relației dintre:

1. Adminul / Specialistul / Clientul DocuHub, respectiv organizația, firma sau entitatea profesională

reprezentată de acesta, în calitate de Operator de date; și

2. FLUXUM SYSTEMS S.R.L., furnizorul tehnic al platformei DocuHub, în calitate de Persoană

Împuternicită de Operator. Prezentul DPA se aplică exclusiv prelucrării datelor cu caracter personal incluse în proiectele, documentele și fluxurile gestionate de Admin prin platforma DocuHub. Operatorii și Clienții Finali invitați în platformă nu sunt parte principală în prezentul DPA, cu excepția cazului în care devin, la rândul lor, Admini sau titulari ai unui spațiu de lucru DocuHub.

Art. 1. Obiectul și Durata prelucrării Adminul împuternicește DocuHub să prelucreze datele cu caracter personal încărcate, transmise, colectate sau gestionate prin platformă în cadrul proiectelor create de Admin. Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează conform Politicii de Confidențialitate disponibile pe website. Prelucrarea se realizează exclusiv în scopul furnizării serviciilor DocuHub, respectiv:

Art. 2. Rolurile părților În relația privind documentele și datele încărcate în proiecte:

Art. 3. Natura și Scopul Prelucrării DocuHub poate efectua următoarele operațiuni de prelucrare:

Art. 4. Categorii de persoane vizate Datele prelucrate prin platformă pot viza, după caz:

Art. 5. Categorii de date prelucrate Datele prelucrate pot include, în funcție de documentele solicitate și încărcate de Admin sau de Clienții Finali:

Art. 6. Instrucțiunile Adminului DocuHub prelucrează datele personale doar pe baza instrucțiunilor documentate ale Adminului. Instrucțiunile Adminului sunt exprimate prin:

Art. 7. Obligațiile DocuHub (Împuternicitul) DocuHub se obligă:

1. Să prelucreze datele exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale Adminului (instrucțiunile

fiind comenzile date prin interfața platformei).

2. Să asigure confidențialitatea persoanelor autorizate să prelucreze datele.

3. Să implementeze măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor, pentru a

asigura un nivel de securitate corespunzător riscului (conform Art. 32 GDPR), incluzând criptarea datelor.

4. să asigure controlul accesului pe roluri și permisiuni, conform funcționalităților platformei.

5. să notifice Adminul în cazul unei încălcări a securității datelor, conform prezentului DPA.

6. Să respecte condițiile privind angajarea altor persoane împuternicite (Sub-procesatori).

7. Să acorde asistență Adminului pentru îndeplinirea obligației de a răspunde cererilor persoanelor

vizate (prin funcții tehnice de export/ștergere).

8. Să șteargă, returneze sau restricționeze datele la încetarea relației contractuale, conform

instrucțiunilor Adminului și obligațiilor legale aplicabile.

9. Aceste date sunt prelucrate de DocuHub exclusiv în numele și la instrucțiunile Adminului, care are

calitatea de Operator de date conform GDPR.

10. DocuHub acționează exclusiv ca furnizor tehnic și Persoană Împuternicită și nu utilizează aceste

date în scop propriu.

11. Să pună la dispoziția Adminului informațiile necesare pentru demonstrarea respectării obligațiilor

prevăzute de art. 28 GDPR, în limite rezonabile și fără afectarea securității platformei sau a datelor altor utilizatori.

12. Să nu utilizeze datele din proiecte în scopuri proprii, de marketing, profilare sau analiză comercială.

Art. 8. Obligațiile Adminului Adminul se obligă:

1. să colecteze și să solicite doar datele necesare proiectelor gestionate;

2. să stabilească un temei legal pentru prelucrarea datelor și documentelor solicitate;

3. să informeze Clienții Finali și celelalte persoane vizate cu privire la prelucrarea datelor;

4. să acorde acces în platformă doar persoanelor autorizate;

5. să configureze corect permisiunile Operatorilor și Clienților Finali;

6. să gestioneze cererile persoanelor vizate privind datele și documentele din proiecte;

7. să nu încarce și să nu solicite date excesive, nerelevante sau nejustificate;

8. să nu utilizeze platforma pentru prelucrări ilegale, abuzive sau neautorizate;

9. să răspundă pentru activitatea Operatorilor invitați în spațiul său de lucru;

10. să respecte Termenii și Condițiile DocuHub, Politica de Confidențialitate și legislația aplicabilă în

materie de protecția datelor pentru operatori si clienți.

Art. 9. Măsuri tehnice și organizatorice DocuHub aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile și adecvate pentru protecția datelor, inclusiv, după caz:

Art. 10. Subprocesatori Adminul acordă DocuHub o autorizație generală pentru utilizarea subprocesatorilor necesari furnizării serviciului. DocuHub poate utiliza furnizori tehnici și comerciali, inclusiv furnizori de hosting, stocare, securitate, comunicații, plăți, facturare, mentenanță sau alte servicii necesare funcționării platformei. DocuHub va informa Adminul cu privire la adăugarea sau înlocuirea unor subprocesatori relevanți pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, prin mijloace rezonabile, precum publicarea listei actualizate în platformă sau pe website, actualizarea documentelor legale, notificare prin email sau alt canal disponibil. Adminul poate formula obiecții rezonabile cu privire la utilizarea unui nou subprocesator. Dacă obiecția nu poate fi soluționată, Adminul poate înceta utilizarea serviciului, conform Termenilor și Condițiilor aplicabile.

Art. 11. Transferuri internaționale DocuHub urmărește utilizarea infrastructurii și serviciilor localizate în Uniunea Europeană sau Spațiul Economic European, acolo unde este posibil și aplicabil. În cazul în care, pentru anumite servicii tehnice sau comerciale, ar fi necesar un transfer de date în afara Uniunii Europene sau Spațiului Economic European, DocuHub va utiliza garanții adecvate conform GDPR, precum clauze contractuale standard, decizii de adecvare sau alte mecanisme permise de legislația aplicabilă.

Art. 12. Asistență pentru cererile persoanelor vizate DocuHub va acorda Adminului asistență rezonabilă, în măsura posibilului și în limitele funcționalităților platformei, pentru soluționarea cererilor persoanelor vizate. Cererile privind documentele și datele încărcate în proiecte trebuie soluționate de Admin, în calitate de Operator de date. Dacă DocuHub primește direct o cerere de la un Client Final privind documentele dintr-un proiect, DocuHub poate direcționa persoana vizată către Adminul care gestionează proiectul sau poate informa Adminul, după caz.

Art. 13. Notificarea încălcărilor de securitate În cazul în care DocuHub ia cunoștință de o încălcare a securității datelor cu caracter personal care afectează datele prelucrate în numele Adminului, DocuHub va notifica Adminul fără întârzieri nejustificate, de regulă în termen de maximum 48 de ore de la momentul la care a luat cunoștință de incident. Notificarea va include, în măsura în care informațiile sunt disponibile:

Art. 14. Ștergerea sau returnarea datelor La încetarea furnizării serviciilor, DocuHub va șterge sau va returna datele personale prelucrate în numele Adminului, conform instrucțiunilor acestuia, în măsura în care funcționalitățile platformei și obligațiile legale permit acest lucru. DocuHub poate păstra anumite date pentru perioade limitate, dacă păstrarea este necesară pentru:

Art. 15. Audit și conformitate DocuHub va pune la dispoziția Adminului informații rezonabile pentru demonstrarea respectării obligațiilor prevăzute de prezentul DPA și de art. 28 GDPR. Orice solicitare de audit trebuie transmisă cu notificare prealabilă rezonabilă și trebuie să respecte securitatea platformei, confidențialitatea informațiilor DocuHub și drepturile celorlalți utilizatori. Auditul nu poate afecta funcționarea platformei, securitatea infrastructurii sau confidențialitatea datelor altor clienți. DocuHub poate refuza sau limita solicitările de audit care sunt excesive, nejustificate, repetitive, disproporționate sau care pot crea riscuri de securitate.

Art. 16. Confidențialitate DocuHub se obligă să păstreze confidențialitatea datelor personale prelucrate în numele Adminului. Adminul se obligă, la rândul său, să asigure confidențialitatea datelor accesate de Operatorii, angajații, colaboratorii sau alte persoane autorizate în cadrul spațiului său de lucru. Obligația de confidențialitate rămâne aplicabilă și după încetarea relației contractuale, în limitele prevăzute de lege.

Art. 17. Răspundere Fiecare parte răspunde pentru respectarea propriilor obligații conform GDPR și legislației aplicabile. Adminul răspunde pentru:

Art. 18. Relația cu celelalte documente Prezentul DPA se completează cu:

Art. 19. Modificarea DPA DocuHub poate actualiza prezentul DPA pentru a reflecta modificări legislative, tehnice, operaționale sau comerciale.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website sau în platformă și va produce efecte de la data

publicării sau de la data indicată în document. Continuarea utilizării platformei de către Admin după publicarea versiunii actualizate reprezintă acceptarea modificărilor.

Art. 20. Legea aplicabilă Prezentul DPA este guvernat de legea română și de legislația aplicabilă în materia protecției datelor cu caracter personal, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679. Orice dispută privind prezentul DPA va fi soluționată conform prevederilor privind legea aplicabilă și jurisdicția din Termenii și Condițiile DocuHub.

ANEXA 2 — CONDIȚII SPECIFICE PENTRU UTILIZATORUL ADMIN

1. Rolul Utilizatorului Admin

Utilizatorul Admin este persoana care creează sau gestionează un spațiu de lucru în DocuHub în numele unei organizații, firme, entități profesionale sau în exercitarea unei activități profesionale. Adminul este responsabil pentru configurarea contului, alegerea planului, gestionarea utilizatorilor, crearea proiectelor, solicitarea documentelor, administrarea șabloanelor și utilizarea funcționalităților disponibile conform abonamentului activ. Adminul acționează ca reprezentant al organizației pentru care creează contul și confirmă că are dreptul de a furniza datele organizației și de a utiliza DocuHub în numele acesteia.

2. Crearea contului și onboarding

Pentru utilizarea platformei, Adminul trebuie să creeze un cont, să confirme adresa de email, să completeze datele organizației și să aleagă un plan disponibil. Datele solicitate pot include:

3. Abonamente, plăți și add-on-uri

Adminul este responsabil pentru alegerea și plata abonamentului DocuHub aferent spațiului său de lucru. Planurile pot include limite privind:

4. Datele companiei

Adminul este responsabil pentru corectitudinea datelor companiei introduse în platformă. După finalizarea onboardingului, anumite date juridice sau de facturare pot necesita solicitare de modificare și aprobare din partea echipei DocuHub sau a unui superadministrator, pentru protejarea integrității datelor de facturare și a istoricului contului. Adminul nu trebuie să introducă date false, incomplete sau aparținând unei organizații pe care nu are dreptul să o reprezinte.

5. Gestionarea utilizatorilor

Adminul poate invita și gestiona utilizatori în spațiul său de lucru, în limita planului activ. Adminul poate invita operatori/responsabili și clienți, poate modifica anumite date ale acestora, poate activa sau dezactiva accesul și poate atribui permisiuni operatorilor. Adminul este responsabil pentru activitatea utilizatorilor invitați în spațiul său de lucru, inclusiv pentru acțiunile operatorilor, documentele solicitate clienților și comunicările transmise prin platformă. Adminul trebuie să invite doar persoane autorizate și să atribuie permisiuni proporționale cu rolul acestora. Adminul este responsabil să dezactiveze accesul utilizatorilor care nu mai au dreptul să utilizeze spațiul de lucru.

6. Proiecte, șabloane și documente

Adminul poate crea, edita și arhiva proiecte și șabloane, poate solicita documente de la clienți, poate atribui responsabili, poate transmite notificări și poate verifica documentele încărcate. Acceptarea unui document în DocuHub reprezintă o confirmare operațională în cadrul proiectului și nu constituie, prin ea însăși, o validare juridică, fiscală, contabilă sau profesională din partea DocuHub. Adminul este responsabil pentru legalitatea, necesitatea și proporționalitatea documentelor solicitate clienților.

7. Relația cu clienții

Adminul stabilește scopul pentru care sunt colectate documentele de la clienți și este responsabil să se asigure că solicitările sunt justificate, clare și conforme cu legislația aplicabilă. Clientul poate primi acces prin cont, invitație, link securizat sau alte mecanisme disponibile în platformă. Adminul trebuie să se asigure că linkurile și accesul la proiecte sunt transmise doar persoanelor autorizate. Adminul este responsabil pentru mesajele transmise clienților prin email, notificări sau SMS, inclusiv pentru conținutul solicitărilor și comentariilor de respingere.

8. Prelucrarea datelor cu caracter personal

În raport cu datele clienților și documentele încărcate în proiecte, Adminul sau organizația reprezentată de acesta stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor. DocuHub furnizează infrastructura tehnică pentru colectarea, stocarea și gestionarea documentelor și acționează ca persoană împuternicită, conform DPA. Adminul are obligația să:

9. Notificări și SMS

Adminul poate activa sau dezactiva anumite notificări, inclusiv notificări SMS, dacă această funcționalitate este disponibilă în planul său. Notificările pot include informări despre proiecte noi, termene limită, documente respinse, încărcări de documente, modificări de acces sau alte evenimente operaționale. Adminul este responsabil pentru corectitudinea numerelor de telefon și a adreselor de email introduse, precum și pentru utilizarea notificărilor în scopuri legitime.

10. Securitatea contului

Adminul este responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor de autentificare și pentru administrarea accesului în spațiul de lucru.

Este interzisă:

11. Limitări ale serviciului

Funcționalitățile disponibile depind de planul activ, limitele tehnice ale platformei și configurațiile disponibile pentru spațiul de lucru. DocuHub poate limita temporar accesul la anumite funcționalități în caz de neplată, depășire a limitelor, abuz, risc de securitate sau încălcare a Termenilor și Condițiilor. DocuHub nu garantează că documentele încărcate vor fi acceptate de terți și nu este responsabil pentru deciziile luate de Admin sau de organizația acestuia pe baza documentelor gestionate în platformă.

12. Ștergerea contului

Adminul poate solicita ștergerea contului prin funcționalitățile disponibile în platformă sau prin contactarea DocuHub. Ștergerea contului nu este neapărat instantanee și poate necesita verificări privind abonamentul, facturile, datele organizației, proiectele active, obligațiile legale și drepturile persoanelor vizate. Ștergerea unui Admin poate afecta accesul operatorilor și clienților asociați spațiului de lucru.

13. Suspendarea sau încetarea accesului

DocuHub poate suspenda sau limita accesul Adminului dacă există suspiciuni de fraudă, abuz, încălcare a legii, neplată, utilizare neautorizată sau încălcare a Termenilor și Condițiilor. Adminul poate renunța la serviciu conform condițiilor abonamentului și politicilor comerciale aplicabile la momentul respectiv.

14. Reguli pentru utilizatori invitați

Adminul trebuie să invite doar persoane autorizate și să atribuie permisiuni proporționale cu rolul acestora.

15. Informare GDPR Pentru Admin

Adminul sau organizația reprezentată de acesta are rolul principal în stabilirea scopurilor pentru care sunt colectate documentele și datele clienților. DocuHub asigură instrumentele tehnice pentru administrarea proiectelor, transmiterea notificărilor, stocarea fișierelor, auditarea acțiunilor și gestionarea accesului. Adminul trebuie să se asigure că fiecare solicitare de documente are un scop legitim, că persoanele vizate sunt informate și că accesul la date este acordat doar utilizatorilor autorizați.

16. Reguli De Facturare Și Abonament

Planurile, prețurile, limitele și add-on-urile sunt afișate în aplicație la momentul selecției sau achiziției. Schimbarea planului poate produce modificări ale limitelor disponibile, ale perioadei de facturare și ale accesului la anumite funcționalități. Anumite schimbări pot fi aplicate imediat, iar altele pot fi programate la finalul perioadei active. Codurile promoționale, reducerile sau creditele se aplică doar în condițiile afișate și validate în aplicație.

17. Reguli Pentru Utilizatori Invitați

Operatorii trebuie să primească acces doar la funcționalitățile necesare activității lor. Clienții trebuie să primească acces doar la proiectele care le aparțin sau pentru care au fost invitați. Adminul este responsabil să dezactiveze accesul utilizatorilor care nu mai au dreptul să utilizeze spațiul de lucru.

Anexa 3 – Condiții specifice pentru Utilizatorul Operator

1. Rolul Utilizatorului Operator

Utilizatorul Operator este desemnat de un Admin al unei organizații pentru a gestiona, în numele acesteia, activități operaționale în DocuHub. Operatorul poate gestiona clienți, proiecte, documente și șabloane doar în limita permisiunilor acordate de Admin și doar pentru spațiul de lucru din care face parte. Operatorul nu este titularul abonamentului DocuHub, nu achiziționează servicii, nu gestionează facturi, planuri, date de companie sau alți operatori, cu excepția cazurilor permise explicit de platformă.

2. Accesul în platformă

Operatorul primește acces în DocuHub prin invitație transmisă de Admin. Pentru activarea contului, Operatorul trebuie să seteze o parolă, să furnizeze datele solicitate și să accepte documentele legale aplicabile. Accesul Operatorului depinde de:

3. Permisiuni și limitări

În funcție de permisiunile acordate, Operatorul poate:

4. Responsabilitatea pentru documente

Operatorul gestionează documentele încărcate de clienți în scopul verificării operaționale a acestora. Marcarea unui document ca „acceptat” în DocuHub reprezintă o confirmare operațională în cadrul proiectului și nu constituie, prin ea însăși, o validare juridică, contabilă, fiscală sau profesională din partea DocuHub. Operatorul este responsabil să verifice documentele conform instrucțiunilor organizației din care face parte și să nu solicite, descarce, distribuie sau prelucreze documente în afara scopului proiectului.

5. Comunicarea cu clienții

Operatorul poate transmite clienților notificări, solicitări de documente, mesaje de respingere, actualizări de proiect sau linkuri de acces. Comunicările pot fi transmise prin email, notificări în aplicație și, dacă organizația a activat această opțiune, prin SMS. Operatorul trebuie să formuleze mesajele într-un mod clar, profesional și adecvat scopului proiectului. Este interzisă transmiterea de mesaje abuzive, înșelătoare, ofensatoare sau fără legătură cu proiectul.

6. Prelucrarea datelor cu caracter personal

Operatorul poate avea acces la date cu caracter personal ale clienților, precum nume, email, telefon, documente încărcate, statusuri, comentarii și istoricul acțiunilor din proiect. Operatorul prelucrează aceste date în numele și sub autoritatea Adminului sau a organizației care utilizează DocuHub. În sens GDPR, Adminul sau organizația titulară a spațiului de lucru stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor, iar Operatorul acționează ca persoană autorizată în cadrul acestei organizații. Operatorul are obligația să:

7. Securitatea contului

Operatorul este responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor de autentificare. Este interzisă:

8. Șabloane și proiecte

Operatorul poate crea sau modifica șabloane și proiecte doar dacă are această permisiune. Șabloanele, documentele solicitate, comentariile și structura proiectelor trebuie să respecte scopul legitim al organizației și să nu includă cerințe excesive, ilegale sau nerelevante. Adminul rămâne responsabil pentru activitatea desfășurată de Operator în spațiul de lucru.

9. Notificări și istoric activitate

Acțiunile Operatorului pot fi înregistrate în platformă pentru audit, securitate și trasabilitate. Acestea pot include crearea sau modificarea proiectelor, statusurile documentelor, trimiterea notificărilor, încărcări, descărcări și alte operațiuni relevante. Operatorul poate primi notificări privind proiectele atribuite, documentele încărcate de clienți, termenele limită sau alte evenimente operaționale.

10. Suspendarea sau retragerea accesului

Accesul Operatorului poate fi suspendat sau retras dacă:

11. Ștergerea contului

Operatorul poate solicita ștergerea contului, dacă această funcționalitate este disponibilă în profil. Ștergerea contului nu implică automat ștergerea proiectelor, documentelor sau istoricului activităților realizate în numele organizației, deoarece acestea pot fi necesare pentru continuitatea proiectelor, audit sau obligații legale.

12. Limitarea răspunderii DocuHub

DocuHub pune la dispoziție infrastructura tehnică pentru gestionarea proiectelor și documentelor. DocuHub nu este responsabil pentru deciziile luate de Operator sau de organizația care îl desemnează, pentru conținutul documentelor încărcate, pentru solicitările transmise clienților sau pentru validarea juridică a documentelor.

13. Reguli de comunicare cu clienții

Operatorul trebuie să folosească platforma pentru comunicări strict legate de proiecte și documente. Mesajele către clienți trebuie să fie clare, corecte și necesare. Operatorul nu trebuie să transmită linkuri de acces către persoane neautorizate și trebuie să se asigure că solicitările de documente sunt justificate de scopul proiectului.

14. Reguli pentru documente

Operatorul trebuie să gestioneze documentele cu atenție și confidențialitate. Descărcarea, transmiterea sau păstrarea documentelor în afara platformei trebuie făcută doar dacă este necesară pentru activitatea organizației și conform procedurilor interne ale acesteia.

Anexa 4 – Condiții specifice pentru Utilizatorul Client Final

1. Rolul Utilizatorului Client Final

Utilizatorul Client Final folosește DocuHub pentru a vizualiza proiectele care îi sunt atribuite și pentru a încărca documentele solicitate de organizația care l-a invitat în platformă. Clientul Final nu achiziționează direct servicii DocuHub, nu gestionează abonamente, utilizatori, proiecte sau șabloane și nu aprobă sau respinge documente. Accesul său este limitat la proiectele în care a fost desemnat ca beneficiar, client sau persoană invitată.

2. Modalități de acces

Clientul Final poate accesa DocuHub prin:

3. Acceptarea documentelor legale

Prin crearea contului, autentificare, accesarea portalului public sau încărcarea documentelor, Clientul Final confirmă că a citit și acceptă:

4. Utilizarea platformei

Clientul Final poate:

5. Încărcarea documentelor

Clientul Final este responsabil pentru corectitudinea, lizibilitatea și caracterul complet al documentelor încărcate. Clientul Final trebuie să încarce doar documente relevante pentru proiectul solicitat și să se asigure că fișierele nu conțin viruși, malware sau conținut ilegal. DocuHub poate aplica limite tehnice privind dimensiunea, numărul și tipul fișierelor acceptate. Încărcarea unui document nu înseamnă acceptarea automată a acestuia. Documentele pot fi verificate, acceptate sau respinse de responsabilul de proiect. În cazul respingerii, Clientul Final poate primi motivul respingerii și poate reîncărca documentul solicitat. După finalizarea proiectului, accesul Clientului Final poate deveni doar de vizualizare, iar încărcările noi pot fi restricționate, cu excepția cazurilor în care proiectul este redeschis de responsabilul de proiect.

6. Notificări

Clientul Final poate primi notificări prin email, în aplicație și, dacă organizația a activat această opțiune, prin SMS. Notificările pot viza:

7. Date cu caracter personal

Pentru utilizatorii Client Final, DocuHub poate prelucra date precum:

8. Confidențialitate și securitate

Clientul Final trebuie să păstreze confidențiale datele de autentificare și linkurile securizate primite. Este interzisă:

9. Ștergerea contului și a datelor

Clientul Final poate solicita ștergerea contului din zona de profil, dacă această opțiune este disponibilă. Ștergerea contului nu implică automat ștergerea tuturor documentelor încărcate într-un proiect, deoarece acestea pot aparține fluxului operațional sau legal al organizației care a solicitat documentele. Cererile privind documentele trebuie analizate în raport cu obligațiile organizației care gestionează proiectul.

10. Limitarea răspunderii DocuHub

DocuHub pune la dispoziție infrastructura tehnică pentru colectarea și gestionarea documentelor. DocuHub nu garantează acceptarea documentelor de către organizația care le solicită și nu este responsabil pentru deciziile comerciale, juridice, fiscale, tehnice sau administrative luate de acea organizație pe baza documentelor încărcate.

11. Reguli pentru documente și comunicare

Clientul Final trebuie să încarce doar documente relevante pentru proiectul solicitat, să respecte termenele indicate în platformă și să utilizeze platforma exclusiv pentru scopul proiectului. Comunicările trimise prin DocuHub pot include linkuri securizate. Clientul Final trebuie să verifice autenticitatea mesajelor și să nu transmită linkurile mai departe către persoane neautorizate.